SPECIALITE: SECRETARIAT / Assistance de Direction / Manager

Dans tous les secteurs et types d’organisations, depuis les PME-PMI, en passant par les institutions publiques et collectivités locales, les associations et les multinationales, l’Assistant(e) de Direction joue le rôle d’interface avec tous les interlocuteurs de son supérieur.

Assistance de Direction / Manager Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
Peut coordonner une équipe

Accès à l'emploi métier

Il est accessible avec un diplôme de niveau BEPC complété par une expérience professionnelle.
Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues peut permettre d'accéder à des postes à responsabilité.
La pratique d'une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise

Conditions d'exercice de l'activité

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, ...). Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité de la structure.

Environnements de travail

Association
Collectivité territoriale
Entreprise publique/établissement public

Compétences de base

Savoir-faire

Accueillir une clientèle
Filtrer des appels téléphoniques
Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
Réaliser la gestion administrative des contrats
Organiser des déplacements professionnels
Préparer et organiser des réunions
Saisir des documents numériques
Réaliser la gestion administrative du courrier

Savoirs

Outils bureautiques
Gestion administrative
Normes rédactionnelles
Sténographie
Méthode de classement et d'archivage
Modalités d'accueil
Techniques de prise de notes
Techniques de numérisation

Compétences spécifiques

Savoir-faire

Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
Construire un dossier professionnel
Concevoir un tableau de bord
Réaliser un suivi d'activité
Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
Archiver des documents de référence
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Organiser des actions de communication
Réaliser un suivi administratif du personnel
Organiser la logistique des recrutements et des formations
Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
Coordonner l'activité d'une équipe

Savoirs

Veille informationnelle
Veille réglementaire
Organisation d'évènements
Droit du travail
Législation sociale

Souvent bousculé par des priorités qui arrivent à l’improviste, il doit travailler avec méthode et organisation. Ses horaires sont fonction des impératifs qui se présentent et débordent souvent sur les soirées et les week-ends.
Autre impératif inhérent à ce métier : la discrétion. L’assistant(e) de direction voit et entend tout ce qui se passe autour de son patron, il est le gardien de ses secrets et doit pouvoir lui faire une confiance absolue.
Recevant les visiteurs de son supérieur, agissant souvent en son nom, tant en externe qu’en externe, il doit avoir une bonne présentation, une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie, et une excellente expression orale et écrite.

CONTACTEZ-NOUS

Nos Partenaires