SPECIALITE: TRAINING DE HAUT NIVEAU / Déléguer Efficacement et prendre des Décisions

Aujourd’hui et lorsque l’on a des responsabilités importantes dans l’entreprise ou plus généralement, dans le monde du travail, le temps est ce qui manque le plus pour tout faire. Déléguer est donc indispensable pour gagner du temps et mieux gérer sa vie professionnelle.

Déléguer des tâches au personnel et aux bénévoles fait partie intégrante de ce que nous faisons quotidiennement comme dirigeants d’association. Compte tenu que la délégation constitue un élément central du travail quotidien de la gestion d’association, pouvons-nous par conséquent présumer que nous sommes plutôt doués à cet égard? Il est permis de penser que la réponse est non! Nous sommes, semble-t-il, assez bons pour confier des travaux à d’autres, mais nous parvenons rarement à déléguer efficacement et stratégiquement. Qui plus est, la délégation n’est pas une habileté sur laquelle nous nous concentrons ou même réfléchissons, or il s’agit d’une compétence susceptible de faire la différence entre une association à rendement élevé ou non.
Les études appuient fortement ce constat et indiquent que les avantages à long terme de l’application appropriée de cette habileté peuvent être substantiels. Dans son article intitulé 12 Rules of Delegation (Les 12 règles de la délégation), Richard Lannon explique qu’une délégation efficace peut faire gagner temps et argent aux associations, aider à la planification successorale et contribuer à bâtir les compétences et motiver les gens. Une délégation déficiente peut cependant causer de la frustration et de la confusion. Compte tenu de son impact sur l’efficacité organisationnelle, la délégation efficace constitue une importante aptitude de gestion sur laquelle il vaut le peine de se pencher un peu plus.
Définir la délégation
Afin de mieux comprendre comment appliquer cette habileté, il est important de comprendre d’abord ce que signifie la délégation. Selon Wikipédia, « la délégation est la réunion d’autorité et de responsabilité confiées à une autre personne afin de mener à bien des activités précises. C’est l’un des concepts clés du leadership de gestion ». Cela signifie que la délégation implique de faire confiance à d’autres. Aussi simple que cela puisse paraître, ce peut être une perspective terrifiante pour certains gestionnaires. Cela implique de donner à autrui le pouvoir de prendre des décisions de façon autonome et d’assumer la responsabilité de certaines tâches. Par contre, si quelque chose tourne mal, le gestionnaire est tenu responsable en bout de ligne. La délégation revêt par conséquent une importance capitale.
Au contraire de la pratique répandue, la délégation n’est pas uniquement une question de dire quoi faire à quelqu’un. Ce n’est pas non plus une question de tout ou rien. Les gestionnaires doivent prendre conscience qu’il existe, et qu’il devrait exister, divers degrés de délégation, selon la nature de la tâche et la personne à qui on la délègue. Cela signifie parfois aussi que la délégation est davantage un processus qu’une action. Simple en théorie, cela représente toutefois un changement important par rapport à ce que l’on entend habituellement par délégation, soit de donner simplement du travail, et implique de passer à un monde d’accompagnement et de mentorat.
La délégation devient ainsi partie intégrante d’une stratégie à plus long terme susceptible d’apporter des bénéfices organisationnels plus vastes en maximisant le potentiel des ressources humaines. Autrement dit, la délégation efficace est essentielle à un leadership efficace. Cela représente donc certains défis potentiels en ce qui a trait au processus et à l’engagement de temps que comporte une délégation efficace.

D’un point de vue organisationnel, la délégation efficace sert deux objectifs. Premièrement, elle aide à faire en sorte de maximiser l’utilisation de nos bénévoles et notre personnel, à court et à long terme. Deuxièmement, elle nous donne l’occasion de perfectionner nos gens. En fait, le temps est l’une des ressources les plus précieuses des associations dans le monde actuel. La délégation efficace nous donne la capacité de maximiser ce temps. Ainsi, investir dans des processus de délégation efficace doit être vu comme un investissement non seulement dans nos gens, mais aussi dans la santé et le succès à long terme de nos associations.

1) Définir et sélectionner les tâches. La première étape consiste à définir les tâches à accomplir et à déterminer lesquelles d’entre elles il est approprié de déléguer. De toute évidence, le gestionnaire devra conserver la responsabilité de certaines tâches et fonctions de gestion cruciales à son rôle et la délégation sera donc inappropriée dans ce cas. Il est important d’adopter une vision à long terme à l’égard du processus de sélection. Les gestionnaires devraient viser à déléguer le plus possible de façon à perfectionner en bout de ligne leur personnel et leurs bénévoles, et les amener à des degrés et des habiletés plus élevés.
2) Sélectionner la personne (ou équipe). La seconde étape consiste à décider à qui déléguer les tâches définies. Il faut tenir compte du savoir, des habiletés, de l’expérience, du style de travail et, bien sûr, de la charge de travail de la personne (ou équipe). Bref, afin de déléguer efficacement, il importe de comprendre d’abord nos gens. Il est également important de se demander si la tâche procure une occasion de grandir et de perfectionner les habiletés.
3) Évaluer les besoins de formation. Après avoir identifié la tâche et la personne (ou équipe), nous devons ensuite évaluer les besoins de formation, les degrés d’habileté et nous assurer de répondre à certains critères. Premièrement, la personne (ou équipe) doit savoir ce qu’on attend d’elle. Deuxièmement, elle doit avoir l’autorité pour faire ce qu’on lui demande de faire. Enfin, elle doit savoir comment exécuter ce qu’on lui demande de faire.
4) Fixer des buts, des objectifs et des échéanciers clairs. Comme dans le cas de la fixation d’objectifs, les tâches déléguées sont effectuées le plus efficacement lorsqu’elles sont « SMARTER ». Ce mnémonique fréquemment employé signifie : spécifique, mesurable, consensuel, réaliste, limité dans le temps, éthique et consigné. Fixer des buts, des objectifs et des échéanciers clairs est essentiel pour assurer que les personnes à qui on délègue connaissent exactement ce qu’on attend d’eux. Cela aide également à limiter le risque de microgestion.
5) Assurer l’accès aux ressources et à l’information. La délégation efficace se produit uniquement si les personnes à qui on délègue ont accès à l’information dont ils ont besoin pour réussir. Contrôler et limiter l’accès à des renseignements pertinents nuit toujours à tout processus de délégation efficace. Il est essentiel que les personnes à qui on délègue, qu’il s’agisse du personnel ou de bénévoles, aient accès au savoir requis.
6) Soutien, communication et rétroaction continus. En dernier lieu, la communication doit être ouverte, claire et permanente. Les gestionnaires doivent s’assurer de donner régulièrement une rétroaction exacte et ponctuelle. Il importe que les gens sachent comment ils se débrouillent, et s’ils ont atteint leurs buts prédéfinis. En cas de problème, il est important de s’assurer qu’ils comprennent le problème, qu’ils se sentent suffisamment confiants pour poursuivre, et qu’ils sachent comment prévenir des problèmes ou erreurs subséquents. Et une fois le travail terminé, et bien exécuté, il est important de prendre le temps de reconnaître et de célébrer le succès!

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